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La communication unifiée (UCaaS): l'indispensable en entreprise.
Lilian | 19 Janvier 2023
Dans cet article, nous allons voir ce qu'est la communication unifiée et pourquoi une entreprise à tout intérêt à intégrer ces fonctionnalités dans son organisation.
Définition : les solutions de communications unifiées (UCaaS).
L'UCaaS (Unified Communications as a Service), signifie “Communications unifiées à la demande” en français.
Egalement appelé "UC", c'est un système qui permet de regrouper différents moyens de communication (téléphonie, messagerie, vidéoconférence, chat, etc.) en une seule plateforme, c'est un outil digital tout-en-un.
La communication unifiée permet aux utilisateurs de gérer de manière efficace toutes leurs communications, qu'il s'agisse de conversations téléphoniques, de messages instantanés, de mails, de conférences vidéo ou de partage de fichiers.
Les solutions de communication unifiée sont souvent basées sur le cloud, ce qui permet aux utilisateurs d'accéder à leurs communications depuis n'importe quel appareil connecté à Internet.
Elles incluent souvent des fonctionnalités telles que l'intégration de calendriers, la prise de rendez-vous en ligne, la gestion de contacts, la messagerie instantanée, la visioconférence, le partage de fichiers et la téléphonie.
L'UC regroupe différents types de communications, voici 5 types de communications généralement présents dans les systèmes de communication unifiée :
- La téléphonie : La communication vocale est l'élément central de base de la communication unifiée. Il peut s'agir de la téléphonie traditionnelle basée sur les réseaux téléphoniques commutés ou de la téléphonie sur protocole Internet (VoIP).
- La messagerie instantanée : La messagerie instantanée permet aux utilisateurs de communiquer en temps réel par écrit. Elle peut inclure des fonctionnalités telles que la transmission de fichiers et l'intégration avec d'autres applications de communication.
- La vidéoconférence : La vidéoconférence permet aux utilisateurs de se voir et de se parler en temps réel, indépendamment de leur emplacement géographique. Elle peut inclure des fonctionnalités telles que le partage d'écran et l'enregistrement des réunions.
- La messagerie : La messagerie permet aux utilisateurs de communiquer par écrit. Elle peut inclure des fonctionnalités telles que l'intégration avec d'autres applications de communication et la gestion des messages.
- L'indicateur de présence : La présence permet aux utilisateurs de voir en temps réel le statut de disponibilité des autres utilisateurs. Elle peut inclure des fonctionnalités telles que la détection automatique de statut et l'intégration avec d'autres applications de communication.
Il est important de noter que ces types de communications ne sont pas tous présents dans tous les systèmes de communication unifiée, certains systèmes peuvent inclure des fonctionnalités supplémentaires, il est donc important de vérifier les fonctionnalités de chaque système pour s'assurer qu'il répond à vos besoins.
La communication unifiée a pour principal avantage d'améliorer la productivité des employés en leur permettant de communiquer plus efficacement avec leurs collègues, leurs clients et leurs partenaires, mais aussi de réduire les coûts en consolidant les différentes solutions de communication et de faciliter la gestion des communications.
Voici les raisons d'utilise une communication unifiéer en entreprise.
Une communication unifiée est cruciale pour une entreprise car elle permet d'améliorer la flexibilité, la relation-client et l'accès à Internet.
En utilisant des solutions de téléphonie unifiées, les entreprises peuvent gérer efficacement les appels téléphoniques entrants et sortants, ainsi que les appels.
La téléphonie d'entreprise et la téléphonie IP permettent une communication plus efficace et une meilleure collaboration entre les employés, indépendamment de leur emplacement physique.
La communication unifiée est essentielle pour une entreprise qui cherche à améliorer sa productivité, sa communication et sa relation-client.
Les étapes de mise en place de communication unifiée au sein de son entreprise.
Pour avoir une communication unifiée au sein de son entreprise, il est important de mettre en place une solution de communications basée sur la voix sur IP (VoIP) utilisant le réseau Internet.
Cela nécessite l'utilisation de matériel téléphonique approprié, ainsi que l'installation d'interfaces et de logiciels de téléphonie pour gérer les fonctionnalités avancées.
Il est également important de sélectionner une solution qui offre une gestion des appels efficace et des fonctionnalités interactives et collaboratives pour améliorer la communication entre les employés.
Utiliser un système de téléphonie unifié qui intègre des technologies telles que VoIP SIP permet de connecter facilement tous les téléphones de l'entreprise, qu'ils soient fixes ou mobiles, pour une communication plus fluide.
Pour installer une solution de communication unifiée, il est recommandé de faire appel à un opérateur télécom pour s'assurer que toutes les étapes de l'installation téléphonique sont effectuées correctement, pour éviter les problèmes de compatibilité et de configuration.
Si on résume, pour avoir une communication unifiée au sein de son entreprise, il est important de mettre en place une solution de communications basée sur la voix sur IP, d'utiliser des matériels téléphoniques appropriés et de sélectionner une solution qui offre une gestion des appels efficace, des fonctionnalités interactives et collaboratives, et une installation téléphonique professionnelle.
Sachez que Flexip est un logiciel de téléphonie qui assure une communication unifiée pour les entreprises, avec sa solution de téléphonie VoIP et de messagerie instantanée.
Voici des exemples de logiciel UCaaS.
Il existe plusieurs logiciels de communication unifiée disponibles sur le marché,
tels que :
- Microsoft Teams
- Flexip
- Ringover
- Aircall
- Zoom
- Slack
- Cisco
- Webex
- Google Meet
- GoToMeeting
- BlueJeans
- RingCentral
- Fuze
- Jitsi
- Meet
Ces logiciels sont complémentaires entre eux et offrent des fonctionnalités telles que la vidéoconférence, la messagerie instantanée, le partage d'écran et la collaboration en temps réel. Certains d'entre eux sont également intégrés à des outils de productivité tels que les calendriers et les documents partagés.
Mais aucun ne propose une solution tout-en-un avec des fonctionnalités poussées pour chaque outils. En effet, un logiciel spécialisée en visioconférence ne remplacera pas un logiciel spécialisé en téléphonie d'entreprise.
La communication unifiée : pour quelle type entreprise ?
La réponse est assez simple, toutes les entreprises, indépendamment de leur taille et de leurs secteurs on tout intérêt à bénéficier d'une communication unifiée, car cela permet de regrouper toutes les communications d'une entreprise (téléphonie, vidéoconférence, messagerie instantanée, etc.) dans un seul et même système, ce qui facilite la coordination et l'efficacité des communications internes et externes.
Cependant, certaines entreprises en auraient plus la nécessité que d'autres, comme les entreprises : qui ont des employés travaillant à distance, des équipes réparties géographiquement, des besoins de communication en temps réel pour les projets en cours, des besoins de collaboration pour les équipes, des besoins de communication avec des clients et des partenaires...etc
Les entreprises qui ont des équipes de vente, de service client, de support technique, de service après-vente, de marketing et de relations publiques peuvent également bénéficier de la communication unifiée car elle permet de centraliser les communications et de les gérer efficacement.
Enfin, les entreprises qui cherchent à améliorer la productivité, à réduire les coûts de communication et à améliorer la qualité des interactions avec les clients peuvent également bénéficier de la communication unifiée.
L'ancien réseau RTC est-il compatible pour la communication unifiée ?
Non, pas du tout !
Les lignes de réseaux téléphoniques commutés (RTC) permettent une communication vocale, mais ne permettent pas nécessairement une communication unifiée, qui inclurait des fonctionnalités telles que la messagerie instantanée, la vidéoconférence et l'accès à des fichiers partagés.
Pour une communication unifiée (UC), il est généralement nécessaire d'utiliser un système qui intègre différents types de communication par Internet (IP), comme la voix, la vidéo, le chat et la messagerie instantanée, exactement ce que propose la fonctionnalité Flexip qui regroupe le tout dans une application / logiciel de téléphonie VoIP.
Est-ce qu'opter pour une communication unifiée vous coûtera cher ?
Oui et non, tout dépend de vos besoins.
En effet, la communication unifiée peut coûter cher, en particulier si vous optez pour une solution d'hébergement physique et local sur un site (exemple : PABX, IPBX), qui nécessitera l'achat d'équipements en complément de licences, ainsi que des coûts d'installation et de maintenance.
Cependant, il existe également des solutions de communication unifiée basées sur le cloud qui sont généralement plus abordables, car elles ne nécessitent pas d'investissement initial important et les coûts sont généralement liés à l'utilisation.
Il est donc important de comparer les différentes options disponibles et de prendre en compte les besoins de votre entreprise pour choisir la solution la plus adaptée à votre budget. Il est également possible de trouver des offres d'essai gratuit ou des offres d'abonnement mensuel qui peuvent vous aider à évaluer les solutions.
Flexip fait justement partie de ces solutions en cloud qui vous coûtent moins cher que des installation physiques et, qui de plus, vous propose une période d'essai gratuite et sans engagement de 7 jours.
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