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Comment réduire sa facture de téléphonie en entreprise ?

Lilian | 19 Janvier 2023

Dans cet article, nous allons voir comment analyser votre facture téléphonique et la réduire, pour éviter les mauvaises surprises à la fin du mois.

Nous vous conseillons également sur les meilleures technologies à choisir.

Est-ce que la téléphonie représente une dépense importante pour une entreprise ?

Les entreprises ont des besoins en téléphonie qui varient énormément selon leur taille, leur secteur d'activité et leur besoin.

Les forfaits mobiles et fixes, les frais de résiliation, les abonnements à Internet, les abonnements SIM, peuvent s'accumuler et représenter des dépenses importantes pour les entreprises.

Certains opérateurs de téléphonie fixe et mobile proposent des offres fixes et mobiles qui peuvent être coûteuses, il est donc important pour les entreprises comparer les offres entrent-elles et également les frais d'installation que nécessitent ces offres.

Ces factures de téléphonie peuvent représenter de quelques centaines d'euros par mois à plusieurs milliers pour les plus grandes entreprises, surtout si l'offre nécessitent des grosses installation en interne (exemple : PABX, IPBX...).

Il faut également surveiller de près les factures pour éviter les surcoûts de téléphonie, comme les appels à l'international, le surplus de Data sur des abonnements SIM et les dépenses inutiles qui ne servent pas à l'activité de l'entreprise.

Comment une entreprise peut-elle surveiller ses coûts de téléphonie ?

Il existe plusieurs moyens pour une entreprise de surveiller ses coûts de téléphonie.

Premièrement, les entreprises peuvent utiliser leur espace client pour consulter leur facture de téléphonie et surveiller les coûts liés à leur ligne fixe et mobile, y compris les appels entrants et sortants, les données internet et les services supplémentaires.

Deuxièmement, les entreprises peuvent mettre en place des alertes pour recevoir des notifications lorsque leur facture de téléphonie atteint un certain montant ou lorsque leur utilisation des services dépasse un certain seuil.

Troisièmement, il est aussi possible d'utiliser des outils de gestion des appels pour surveiller les coûts liés aux appels, y compris les coûts liés aux appels vers les numéros spéciaux et les coûts liés aux appels internationaux.

Certains outils de gestion de téléphonie permettent de réaliser des analyses de leur utilisation de la téléphonie et identifier les zones d'optimisation pour réduire leurs coûts.

Enfin, les entreprises peuvent également demander une analyse de la facture de téléphonie à leur opérateur pour identifier les coûts élevés et les éléments qui pourraient être réduits ou supprimés.

Comment réduire sa facture de téléphone en entreprise ?

Il existe plusieurs moyens de réduire sa facture de téléphone en entreprise :

Vous devez utiliser des forfaits téléphoniques adaptés aux besoins de votre entreprise. Vous devez impérativement surveiller vos factures de façon régulière pour détecter les abus, les erreurs ou les surcoûts.

Pour votre téléphonie fixe, vous pouvez choisir de ne pas acheter de matériels de téléphonie physiques comme des standards téléphoniques ou des DECT, en choisissant tout simplement un softphone qui est tout simplement un application ou un logiciel de téléphonie disponible sur smartphone. Hébergé en cloud, la solution du softphone ne nécessite pas d'installation dans votre entreprise, ce qui réduit drastiquement les coûts de votre téléphonie fixe. De plus, cette solution VoIP fonction avec Internet, il ne faut donc pas le brancher à un réseau RTC (réseau téléphonique commuté) comme les vieux téléphone fixe. Globalement, nous vous conseillons d'utiliser des applications de communication en ligne pour réduire les coûts d'appel et de ne pas faire développer un service personnalisé en interne pour gérer votre téléphonie.

Concernant votre téléphonie mobile, nous vous recommandons de souscrire à des forfaits compatibles et cohérents avec vos besoins, ne prenez surtout pas un forfait mobile à 100Go si vous n'utilisez que 10Go par mois, car ces coûts peuvent exploser, notamment si vous avez une flotte mobile dans votre entreprise. Autre exemple, il n'est pas important d'acheter l'IPhone dernier cri pour vos collaborateurs, un smartphone d'entrée de gamme suffira entièrement pour le travail. Vous pouvez également vous tourner vers les téléphones reconditionnés si vous souhaitez vos smartphone moins cher, cependant sachez que taux de SAV est beaucoup plus important.

Utilisez un logiciel de téléphonie permet de réduire sa facture de téléphonie en entreprise.

Un logiciel de téléphonie, comme un softphone, peut permettre de réduire la facture de téléphonie en entreprise, car ce type de solution permet de centraliser les communications téléphoniques pour réduire les coûts.

Premièrement, vous n'êtes pas obligé d'acheter du matériel physique, étant donné que le softphone prend l'apparence d'une application IP disponible sur les smartphones et également d'un logiciel disponible sur les ordinateurs PC.

Si vous souhaitez réellement diminuer vos facture de téléphonie, nous vous conseillons de choisir la technologie centrex IP, car c'est l'opérateur téléphonique qui héberge lui-même votre téléphonie, ainsi vous n'avez pas à réaliser une installation de serveur téléphonique dans votre entreprise comme les technologies PABX et IPBX par exemple.

Flexip est une alternative faisant partie de ces logiciels de téléphonie qui permettent de réaliser des économies d’échelle pour les entreprises.

Les logiciels de téléphonie économique pour les entreprises ?

Les systèmes de téléphonie basés sur IP (Internet Protocol) tels que les systèmes IPBX, PABX, VoIP, SIP, PBX sont généralement considérés comme les plus intéressants financièrement pour les grandes entreprises, car ils permettent de connecter les lignes téléphoniques analogiques, les téléphones fixes, et les appareils mobiles sur le réseau internet pour une utilisation plus économique.

De plus, ces systèmes de communication unifiée permettent de faire des appels simultanés, ainsi que des fonctionnalités avancées telles que la messagerie vocale, la conférence téléphonique, le transfert d'appel, et la gestion des appels.

Cependant, comme nous l'avons dit précédemment, il existe des solutions de téléphonie hébergées en coud qui sont beaucoup plus intéressantes financièrement pour les petites et moyennes entreprises, car elles ne nécessitent pas d'équipement coûteux et sont généralement facturées sur une base d'abonnement.

Il est important de bien évaluer les besoins de l'entreprise en matière de téléphonie et de comparer les offres et les prix des différents opérateurs pour choisir celui qui offrira les meilleures fonctionnalités et une qualité de service optimale.

Il existe de nombreux opérateurs VoIP sur le marché qui propose des solutions de softphone basées sur le cloud comme : Ringover, Aircall, Flexip, Keyyo...

Comment changer d'opérateur téléphonique ?

Si vous payez trop cher malgré toutes les prédispositions réalisées pour diminuer votre facture de téléphonie, il y a une dernière chose qui est négociable, c'est le prix de votre contrat avec votre opérateur de téléphonie.

Si vous souhaitez changer d'opérateur et que vous êtes engagé sur votre contrat, vous allez devoir payer toutes vos mensualités, pour lesquelles vous êtes engagés, en un seul coup. Si vous n'êtes pas engagé, alors vous pouvez aller faire vos comparatifs entre différents opérateurs et changer d'offre en toute simplicité.

Voici les étapes à suivre pour bien opérer votre changement et voir si vous pouvez le faire :

Premièrement, vous devez vérifier les conditions de résiliation de vos abonnements actuels auprès de votre opérateur de téléphonie et de vous assurer que vous pouvez résilier sans frais.

Deuxièmement, vous devez également vérifier les offres des différents opérateurs pour trouver la meilleure solution tarifaire pour leurs besoins de téléphonie et d'Internet.

Troisièmement, assurez-vous de pouvoir conserver vos numéros de téléphone actuels ou obtenir des numéros de téléphone similaires dans le pire des cas auprès du nouvel opérateur, mais normalement il est facilement possible d'effectuer des portabilités de numéros de téléphone, aussi fixe que mobile.

Enfin, assurez-vous que le nouvel opérateur peut fournir les services de téléphonie et d'Internet dont vous avez besoin et que ces services soient compatibles avec votre configuration et installation actuelle.

Notez aussi que les entreprises doivent s'assurer que le processus de changement d'opérateur ne va pas perturber les employés et clients de l’entreprise, il est donc important de planifier et de préparer adéquatement le changement d’opérateur

Changez absolument vos offres qui sont sur le réseau RTC !

Le réseau RTC, pour réseau téléphonique commuté (ou PSTN pour Public Switched Telephone Network) est le réseau téléphonique traditionnel utilisé pour les communications vocales.

Il fonctionne en connectant physiquement les lignes téléphoniques des utilisateurs pour établir une communication. Les appels sont commutés à travers des commutateurs téléphoniques pour connecter les lignes des utilisateurs.

Ce réseau est généralement géré par les opérateurs de téléphonie mobile et fixe et est de moins en moins utilisé avec l'avènement des communications par internet.

Le coût d'utilisation du réseau téléphonique commuté peut varier en fonction de plusieurs facteurs, tels que l'opérateur téléphonique utilisé, la distance de l'appel, la durée de l'appel et les tarifs spéciaux ou les forfaits offerts.

En général, les appels effectués sur le réseau téléphonique commuté peuvent être plus chers que les appels effectués sur des réseaux de communication alternatifs tels que les réseaux VoIP (Voice over Internet Protocol) qui utilisent internet pour transmettre des appels vocaux.

Le RTC est en cours de désinstallation car les technologies de communication plus récentes et plus efficaces ont été développées et ont commencé à remplacer ce réseau, c'est pour cela que vous devez changer votre offre de téléphonie au plus vite si elle se base sur ce réseau, avant d'arriver à la coupure.

Les réseaux de communication basés sur internet, tels que les réseaux VoIP (Voice over Internet Protocol), offrent de bien meilleurs avantages par rapport au réseau téléphonique commuté, tels que des coûts d'appel plus bas, une meilleure qualité audio, des fonctionnalités supplémentaires telles que la messagerie instantanée et la vidéoconférence...

De plus, l'utilisation d'Internet pour les communications vocales est de plus en plus populaire car elle permet de combiner les communications vocales et les données sur un seul réseau, ce qui permet des économies d'échelle pour les opérateurs.

Les technologies de communication basées sur internet sont également plus flexibles et plus faciles à mettre à niveau, ce qui permet aux opérateurs de répondre plus rapidement aux changements technologiques.

Enfin, comme dit précédemment, la réglementation du téléphone fixe est désaffectée au profit de l'Internet, les opérateurs peuvent donc investir dans les réseaux sans fil qui sont plus efficaces, plus rapides et plus fiables que les réseaux téléphoniques commutés.