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J'ai besoin d'un standard téléphonique dans mon entreprise ?

Lucas | 23 Aout 2024

Dans cet article, vous allez découvrir tout ce que vous devez savoir si vous souhaitez acquérir un standard téléphonique.

L'arrivée de la téléphonie dans le cloud à permis de réduire considérablement les coûts et surtout faciliter la mise en place des standards téléphoniques.

Longtemps réservé aux grandes entreprise, les standards IP sont aujourd'hui à la portée de toutes les entreprises.

C'est quoi un standard téléphonique ?

Avant de savoir si vous devriez utiliser un standard téléphonique dans votre entreprise, il est important comprendre le fonctionnement de celui-ci.

Lorsque vous utilisez une téléphonie traditionnelle, voici le scénario lors d'un appel entrant:

Vous recevez un appel sur votre ligne téléphonique, cela fait sonner votre téléphonie fixe.

En général, au bout de 8 sonneries, si vous ne décrochez pas, le répondeur de votre ligne s'active et permet à votre appelant de laisser un message sur votre boite vocale.

Lorsque vous utilisez un standard téléphonique, voici le scénario lors d'un appel entrant:

Vous recevez un appel sur votre ligne téléphonique, le standard va stocker l'appel, et va utiliser un scénario que vous avez définis en amont pour redistribuer l'appel.

Il existe des milliers de scénarios envisageables, en voici une liste non exhaustive:

Réceptionner plusieurs appels en même temps.

Vous recevez un appel sur votre ligne téléphonique, votre standard va automatiquement faire sonner plusieurs téléphones simultanément, ou plusieurs collaborateurs. Dans cette configuration, même si vous êtes déjà en ligne avec un appelant, vous avez la possibilité de décrocher un deuxième appel.

Mettre en attente un correspondant avec une musique.

L'appel en cours peut être mise en pause à n'importe quel moment, l'appelant entend une musique que vous avez choisis, avec un message qui l'invite à patienter.

Utiliser un prédécroché

Cette configuration est essentielle pour faire bonne impression. A chaque appel, le standard automatique annonce un message de bienvenue, et fait ensuite sonner les utilisateurs, ou les postes téléphoniques.

Planning de gestion hebdomadaire des appels.

Dans ce scénario, vous allez créer un planning, avec des périodes d'ouvertures et de fermetures. Lorsque votre entreprise est ouverte, cela fait sonner votre téléphone. Lorsque votre entreprise est fermée, les appels sont redirigés directement vers votre boite vocale.

Le standard téléphonique est il fourni avec un numéro de téléphone ?

Le numéro de téléphone n'est pas forcément relié à votre standard téléphonique.

De nombreux utilisateurs de standards téléphoniques ont un numéro qui est fourni par leur opérateur internet (Orange, Sfr, Bouygues) et les appels sont transférés vers le standard téléphonique. Ainsi, lorsque les appelants contactent le numéro de téléphone, c'est le standard qui va recevoir les appels par le biais du transfert d'appel.

Mais vous pouvez également associé directement votre numéro de téléphone avec votre standard téléphonique. Pour cela, le fournisseur de votre standard téléphonique va créer un numéro de téléphone correspondant à votre zone géographique. Par exemple en Bretagne, il va vous fournir un numéro commençant par 02. En Ile de France, vous disposerez d'un numéro commençant par 01.

Si vous avez déjà un numéro de téléphone, vous pouvez également faire une portabilité du numéro vers le fournisseur de votre standard téléphonique. Cette opération consiste à résilier les services de l'ancien fournisseur et migrer le numéro vers le nouvel opérateur.

Comment installer un standard téléphonique dans votre entreprise ?

Je vous rassure immédiatement, l'installation d'un standard téléphonique s'effectue en quelques minutes et ne nécessite aucune compétence technique particulière.

Les solutions de téléphonies dites nouvelles générations, fonctionnent simplement sur votre connexion internet, peu importe l'opérateur et la typologie de la connexion. (Fibre optique, Adsl ,4g, 5G ).

Sous la forme d'un logiciel qui s'installe directement sur votre ordinateur ou votre smartphone, le standard téléphonique est totalement dématérialisé.

Vous n'avez aucun frais de mise en service, pas de déplacements de techniciens, et aucune maintenance à payer pour mettre en place votre solution de communication unifiée.

Vous disposez d'un identifiant et un mot de passe, vous permettant d'accéder à une interface web, qui vous donne accès à la gestion des règles de votre téléphonie d'entreprise. Depuis cet espace, vous avez la possibilité de créer votre numéro, d'y associer des règles de gestion des appels, et superviser vos utilisateurs qui réceptionnerons vos appels.

Bien sur, si vous souhaitez utiliser des équipements de types DECT, ou Postes téléphoniques physiques avec des touches programmables, l'interface de supervision, vous donne accès aux commandes et la personnalisation de votre équipement.

Quels sont les avantages du standard téléphonique pour mon entreprise ?

Les avantages d'une bonne gestion de vos appels téléphoniques pour votre entreprise sont nombreux.

Afin de vous projeter dans les bénéfices qu'un standard téléphonique peut vous apporter, vous pouvez prendre connaissance des situation et exemples ci dessous:

Vous êtes restaurateur ? Utilisez la fonction double appel.

Vous avez un pic d'activité entre 12h00 et 14h00 et entre 19.h00 et 21h00.

Dans un temps très réduit, vous allez recevoir un nombre d'appels très important.

Pour gérer ce flux d'appel, il va falloir mettre en place un file d'attente sur votre standard téléphonique qui va permettre aux clients de patienter en musique, et de ne surtout pas raccrocher ! Car si votre client tombe sur votre répondeur, c'est une réservation en moins, et donc du chiffre d'affaires de perdu.

Vous êtes professionnel de l'automobile? Utilisez la fonction transfert d'appels.

Le standard téléphonique va vous permettre de gérer votre secrétariat téléphonique.

Les appels seront tous décrochés par une personne de l'accueil, ensuite, les appels seront transférés vers les mécaniciens disponibles dans l'atelier! Avec l'utilisation des DECT Yealink par exemple, vous pouvez installer des téléphones sans-fils dans le garage et ainsi vous transférer les appels en 1 clic.

Vous êtes professionnel de santé? Utilisez la fonction "Ne pas Déranger"

Lorsque vous êtes en consultation, vous ne souhaitez pas recevoir d'appels.

Avec la gestion des statuts, vous pouvez mettre votre standard téléphonique sur la position "Ne pas déranger". Ainsi, vos patients entendrons un message les invitant à prendre rdv sur le site internet doctolib par exemple.

Vous ne serez pas déranger par les appels, et vos patients seront informés automatiquement par la règle de renvoi vers le répondeur.

Les différences entre un standard téléphonique et une ligne traditionnelle.

Ce tableau comparatif vous permet de connaitre les différences entre un standard téléphonique et une ligne traditionnelle analogique ou numérique.

Fonctionnalités	Téléphonie traditionnelle	Standard téléphonique
Réceptions d'appels	✅	✅
Emissions d'appels	✅	✅
Renvois d'appels	✅	✅
Transfert d'appels	❌	✅
Musique d'attente	❌	✅
Planning d'appels	❌	✅
Appels simultannés	❌	✅
Mise en attente	❌	✅
Gestion des statuts d'indisponibilités	❌	✅

Les points à retenir :

Si vous souhaitez acquérir un standard téléphonique ou une solutions de communication unifiée, il faut identifier les fonctionnalités qui vous permettraient d'augmenter votre productivité en gérant plus efficacement vos appels.

Certains professionnels ont besoins de fonctionnalités très simples comme le transfert d'appel ou la musique d'attente.

Alors que certains activité nécessitent par exemple l'utilisation d'un serveur vocal intéractif, ou la création de groupes d'appels.

⛔N'investissez pas dans une configuration téléphonique couteuse

✅Choisissez un standard flexible et intégrant des fonctionnalités avancées qui s'adapteront à votre évolution.