Entreprise multi-sites : Comment choisir son standard téléphonique ?

Lilian | 24 Avril 2023

La communication est essentielle pour assurer le bon fonctionnement d'une entreprise, surtout si vous possédez plusieurs sites.

Que ce soit pour les appels entrants ou sortants, il est important que chaque appel soit dirigé vers la bonne personne et traité rapidement et efficacement. Le choix de son standard téléphonique est primordial pour les entreprises multi-sites.

Comment mettre en place un standard téléphonique pour une entreprise multi-sites ?

Un standard téléphonique est un système de communication qui permet de diriger les appels entrants vers la bonne personne ou le bon service.

Pour les entreprises multi-sites, il est particulièrement important de disposer d'un système de standard téléphonique efficace pour répondre aux appels provenant de différents sites et départements.

Voici les étapes clés pour mettre en place un standard téléphonique efficace pour une entreprise multi-sites :

Évaluez vos besoins : avant de choisir un système de standard téléphonique, il est important de comprendre les besoins de votre entreprise.

Vous devez tenir compte du nombre d'employés, du nombre de sites, de la fréquence des appels et des différents services et départements.

Choisissez le bon système : il existe plusieurs types de systèmes de standard téléphonique, chacun ayant ses propres avantages et inconvénients. Les systèmes les plus courants sont le standard téléphonique PBX (Private Branch Exchange), le standard téléphonique IP (Internet Protocol) et le standard téléphonique virtuel (Centrex IP).

Vous devez choisir le système qui convient le mieux à votre entreprise.

Installez le système : une fois que vous avez choisi le système de standard téléphonique approprié, vous pouvez procéder à son installation. Si vous utilisez un système PBX, vous devrez peut-être installer des équipements de téléphonie supplémentaires sur chaque site pour connecter les téléphones.

Configurez le système : une fois que le système est installé, vous devez le configurer. Cela implique la création de groupes d'appels, de menus vocaux, de transferts d'appels et de numéros de téléphone pour chaque service et département.

Testez le système : avant de mettre en service le système de standard téléphonique, vous devez le tester pour vous assurer qu'il fonctionne correctement. Cela vous permettra de détecter et de corriger les éventuels problèmes.

Formez vos employés : une fois que le système de standard téléphonique est en service, vous devez former vos employés à son utilisation. Ils doivent savoir comment répondre aux appels, transférer les appels et utiliser les différentes fonctionnalités du système. 

Combien de numéro choisir pour une entreprise multi-sites ?

Le choix du nombre de numéros pour une entreprise multi-sites dépend du nombre de postes et d'utilisateurs dans chaque site, ainsi que de la façon dont vous souhaitez que les appels soient gérés.
Dans la plupart des cas, il est recommandé d'avoir un numéro principal pour l'entreprise, qui peut être utilisé pour les appels entrants et sortants.

Chaque site peut également avoir son propre numéro de téléphone, qui peut être utilisé pour les appels internes entre les différents postes de travail.

Si vous utilisez un système de téléphonie d'entreprise basé sur des téléphones IP, vous pouvez avoir un nombre illimité de postes téléphoniques avec des abonnements et des licences de téléphonie appropriés, comme nous proposons dans notre offre.

Cela vous permet de gérer les appels internes et externes de manière plus efficace, en utilisant des fonctionnalités telles que les appels en attente, le transfert d'appels et les communications unifiées.

Il est important de noter que le nombre de lignes téléphoniques et d'abonnements nécessaires dépendra également du volume d'appels que votre entreprise reçoit quotidiennement.

Il est recommandé de consulter un fournisseur de services de téléphonie pour déterminer le nombre optimal de lignes téléphoniques et d'abonnements pour votre entreprise multi-sites.

Le choix du nombre de numéros pour une entreprise multi-sites dépend donc du nombre de postes et d'utilisateurs, ainsi que du volume d'appels entrants et sortants.

En utilisant des téléphones IP et des fonctionnalités de communications unifiées, vous pouvez gérer les appels internes et externes de manière plus efficace et offrir une expérience de téléphonie professionnelle à vos appelants. Avec Flexip, vous pouvez choisir un seul et même numéro pour votre entreprise, avec plusieurs licences pour chaque site afin de pouvoir répondre aux appels et ne jamais en manquer un seul.

Vous pouvez également choisir des numéros différents pour chaque site, mais les relier si jamais un site ne décroche pas pour que ce soit un autre qui soit appelé. 

Des questions sur les numéros de téléphone fixe ? consultez notre page sur le sujet

Identifiez les profils et les besoins des appelants pour mettre en place un standard téléphonique.

Il est important d'identifier les profils et les besoins des appelants pour mettre en place un standard téléphonique pour une entreprise multi-sites, car cela permet de fournir une expérience de communication personnalisée et efficace.

La gestion des appels peut être complexe dans une entreprise multi-sites, avec plusieurs utilisateurs, postes de travail et services différents.

En identifiant les besoins des appelants, il est possible de mettre en place des fonctionnalités de gestion des appels adaptées, telles qu'un standard automatique ou interactif, des appels simultanés vers les fixes ou les téléphones mobiles des utilisateurs concernés, ou encore des messages vocaux ou une messagerie instantanée.

En connaissant les profils des appelants, il est également possible de proposer des fonctionnalités avancées, telles que la voix sur IP ou la téléphonie sur IP, qui permettent d'améliorer la qualité des appels et de proposer des options de messagerie et de transfert plus performantes.

La mise en place d'un serveur vocal interactif peut également aider à diriger les appelants vers les services ou les personnes appropriées en fonction de leurs besoins.

En utilisant une messagerie vocale ou une messagerie instantanée, les utilisateurs peuvent également répondre rapidement aux demandes des appelants, améliorant ainsi la satisfaction de ces derniers.

Les critères de configuration des appels pour la mise en place d'un standard téléphonique.

Le routage des appels est un aspect clé de la mise en place d'un standard téléphonique pour une entreprise multi-sites.

Voici quelques critères à prendre en compte lors de la configuration du routage des appels :

Le numéro de téléphone d'origine : il est important de déterminer si les appels doivent être routés en fonction du numéro de téléphone d'origine.

Par exemple, si l'appel provient d'un client dans une région spécifique, il peut être routé vers un site spécifique qui couvre cette région.

Le type d'appel : les appels entrants peuvent être routés en fonction de leur type, par exemple en fonction de la langue préférée de l'appelant.

Si l'appelant préfère parler avec un agent qui parle sa langue maternelle, l'appel peut être routé vers le site correspondant.

Les compétences de l'agent : si l'entreprise propose différents types de produits ou de services, les appels peuvent être routés en fonction des compétences de l'agent. Par exemple, si l'appel concerne un produit spécifique, il peut être routé vers un agent qui a une expertise dans ce domaine.

Le temps d'attente : les appels peuvent être routés en fonction du temps d'attente. Par exemple, si un client a déjà attendu plusieurs minutes, l'appel peut être routé vers un autre site qui a une capacité d'accueil plus importante.

Le niveau de trafic : le routage des appels peut être configuré en fonction du niveau de trafic sur les différents sites. Si un site est surchargé, les appels peuvent être routés vers un site avec moins de trafic