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Fermetures pour congés : comment gérer ses appels et son répondeur téléphonique
Lilian | 4 Décembre 2024
Les périodes de vacances, comme ceux d’été ou de Noël, crée des fermetures saisonnières dans les entreprises et représentent un parfois un problème en ce qui concerne la gestion des appels professionnels.
Les clients et prospects, confrontés à des besoins urgents ou des demandes de service, cherchent à joindre l’entreprise, mais tombent souvent sur une boîte vocale saturée, ce qui peut nuire à leur satisfaction.
Dans ce blog, nous allons tout
vous dévoiler pour être joignable en permanence ou assurer un service minimal durant ces périodes.
Déconnexion partielle ou totale ?
Pour les chefs d’entreprises, les vacances ne signifient pas toujours une coupure totale avec le monde professionnel. Pour la plupart, il est quand même nécessaire de répondre à leurs mails et même à certains appels professionnels pendant leurs congés.
Pour beaucoup, c’est une façon de garantir un retour au bureau sans stress, mais pour d’autres, ce contact constant avec le travail et cette impossibilité de sentir une déconnexion totale peut être désagréable.
Que votre entreprise opte pour une fermeture complète durant les vacances ou qu’elle fonctionne avec une équipe réduite, la gestion des appels reste un point crucial.
Que vous soyez parmi ceux qui ne voient pas d’inconvénient à rester joignables pendant leurs congés, ou au contraire, que vous préfériez une déconnexion totale, sachez que des solutions existent pour répondre à vos besoins.
Dans cet article, nous vous proposons des conseils pratiques pour optimiser la gestion de vos appels professionnels, qu’il s’agisse de maintenir une activité réduite ou de préparer une fermeture temporaire efficace.
Comment gérer les appels pros en cas de fermeture ?
Il est essentiel d'informer vos appelants de la fermeture de votre entreprise de manière claire et professionnelle. Pour ce faire, une annonce vocale bien rédigée est indispensable.
Dans cette annonce, expliquez comment vos clients peuvent procéder pour obtenir un renseignement, un conseil, ou effectuer un retour sur un produit ou service. Vous pouvez aussi mettre en place un répondeur leur permettant de laisser un message, tout en les assurant que leurs demandes seront prises en compte dès votre retour. Nous vous déconseillons cependant d'ouvrir la possibilité aux personnes de laisser un message dans votre boîte vocale, afin de ne pas sentir un sentiment de surcharge à votre retour.
N’oubliez pas de mentionner la date de réouverture de votre société pour qu’ils sachent quand vous serez à nouveau disponible. Intégrez une touche positive à votre message en souhaitant de bonnes vacances à vos appelants, et en rappelant que leur satisfaction reste une priorité.
L'objectif est de créer une communication qui leur montre qu’ils ne sont pas oubliés et que vous restez attentifs à leurs besoins, même si vous n’êtes pas immédiatement joignable. Un message rassurant permet de maintenir une bonne relation client, même en période de fermeture.
Quelles sont les périodes de fermeture les plus courantes ?
Il est judicieux de mettre en place
un message d’annonce vocale pour fermeture
lors de périodes où votre entreprise suspend ses activités habituelles. Pensez également à mettre un message pour
prévenir au préalable vos clients de votre fermeture, si vous recevez beaucoup d’appels, nous vous conseillons de mettre ce message en pré-décroché (musique d’attente)
Les périodes les plus courantes pour les fermetures sont les vacances estivales, pendant l'été, de nombreuses entreprises prennent des congés, généralement entre juillet et août. Il est préférable de programmer votre message une semaine avant la fermeture pour informer à l'avance vos clients et prospects.
La seconde période de fermeture la plus courante s’avère être les fêtes de fin d’année et la période de Noël, entre le 24 décembre et début janvier.
N’oubliez pas également les fermetures ponctuelles pour des jours fériés (ex. : Pâques, jours nationaux) ou pour les activités saisonnières, comme les entreprises touristiques ou agricoles qui fonctionnent selon des saisons spécifiques.
Surtout,
il ne faut pas négliger les périodes de fermeture non prévue, c’est là que votre activité sera la plus impactée, pensez donc à mettre un message vocal même lors d’un imprévu.
Comment mettre une annonce vocale sur son répondeur pour congé ?
Dans la majorité des cas, c’est votre opérateur de téléphonique fixe qui a la main pour modifier votre annonce vocale, vous pouvez leur téléphoner ou leur envoyer un mail.
Si vous avez la possibilité de changer votre annonce vocale par vous-même, deux options s’offrent à vous, la voix robotique ou synthétiques
Concernant la voix qui est utilisée dans les attentes au téléphone, les répondeurs et les pré-décroché, il en existe deux types. La plus simple et la plus flexible est la voix robotique, cette dernière est programmable selon le texte que vous souhaitez diffuser, vous pouvez choisir des voix dans plusieurs langues, homme ou femme et avec différentes intonations.
Cependant,
une voix synthétique se différencie toujours d’une vraie voix humaine au téléphone, notons toutefois que l’intelligence artificielle (IA) fait de grands progrès dernièrement.
Un très bon outil pour cela est Murf AI, Murf est notre outil de génération de voix préféré chez Flexip, il vous permet de créer des voix dans différentes langues grâce à une intelligence artificielle. La piste audio peut être mixé en direct avec des musiques libres de droit.
Concernant la seconde option et comme il s’agît d’un
message temporaire pour vos congés, nous vous conseillons d’enregistrer votre voix ou celle d’un de vos collègues pour ne pas à acheter une voix en studio réalisé par un spécialiste, cela risque de vous couter cher à chaque fermeture de votre entreprise
Exemples de répondeurs téléphoniques à mettre en place pour des congés
Exemple 1 - Répondeur pour fermeture temporaire
Bonjour, nos services sont actuellement fermés du __ au __
Notre établissement est ouvert du __ au __de _h _ à _h _ .
Merci de renouveler votre appel pendant les horaires d'ouvertures, à bientôt.
Exemple 2 -
Annonce vocale préalable à la fermeture durant les vacances
Bonjour et merci de nous appeler. Nous souhaitons vous informer que [nom de votre entreprise] sera fermé(e) du [date de début] au [date de fin] pour les vacances.
Nos activités reprendront le [date de réouverture].
Nous vous remercions pour votre compréhension et avons hâte de vous retrouver à notre retour. Très bonnes vacances à vous également !"
Exemple 3 –
Message de répondeur lors de la fermeture
Bonjour, vous êtes bien sur la messagerie de [nom de l’entreprise]. Nous sommes actuellement fermés pour congés, du [date de début] au [date de fin]. Merci de nous laisser un message. Nous vous recontacterons dès notre retour. Passez d’excellentes vacances et à bientôt !
Si votre entreprise est ouverte pendant vos congés
Prévenez les congés de vos collaborateurs
Si vous êtes le gérant de l’entreprise, il faudra penser à anticiper les congés de vos collaborateurs.
Avant de planifier des solutions pour maintenir votre activité durant les vacances, il est essentiel
d’anticiper les absences de vos collaborateurs bien à l’avance, idéalement plusieurs semaines ou mois avant la période concernée.
Commencez par recueillir auprès de chaque membre de votre équipe les dates et la durée des congés qu’ils envisagent. Encouragez-les à s’organiser entre eux pour garantir qu’il y ait toujours une personne disponible pour répondre aux besoins essentiels de l’entreprise.
Demandez ensuite à vos collaborateurs d’informer leurs contacts de leurs périodes d’indisponibilité et de leur date de retour. Cela peut se faire par e-mail, via un message d'absence automatique, ou en mettant à jour l’annonce vocale de leur répondeur personnel.
Routez les appels et mettrez à jour votre SVI
Pensez à
rediriger les appels des services ou des personnes indisponibles
vers d’autres collaborateurs afin de ne pas perdre des appels téléphoniques !
Lorsque vos effectifs sont réduits, il est essentiel de rediriger efficacement vos appels en fonction des équipes disponibles au bureau. Grâce à une solution de téléphonie intuitive et ergonomique, vous pouvez configurer le routage des appels en seulement quelques étapes simples.
Avec ce type de système, il est possible de paramétrer la distribution des appels en temps réel selon la disponibilité des agents présents. Vous pouvez ainsi adapter les menus vocaux de votre serveur vocal interactif (SVI) par exemple, sans avoir à restructurer toute l’organisation téléphonique.
Si vous êtes fermé, mais souhaitez rester joignable
Vous souhaitez rester informé de l’activité de votre entreprise pendant vos vacances tout en profitant pleinement de votre temps libre ? Avec des outils comme Flexip, vous pouvez facilement gérer vos appels et notifications selon vos besoins.
Planifiez vos appels : Configurez un planning pour recevoir les appels uniquement aux heures qui vous conviennent, évitant ainsi d’être dérangé au mauvais moment.
Notifications automatiques : Activez des alertes par e-mail pour être informé des appels manqués ou des messages laissés sur votre répondeur, sans avoir à consulter constamment votre téléphone.
Gestion des contacts prioritaires : Restez disponible uniquement pour certains interlocuteurs essentiels en configurant des notifications spécifiques, comme pour le suivi d’un dossier important.
Ces fonctionnalités vous permettent de concilier tranquillité pendant les vacances et maintien d’une supervision minimale de vos affaires. Vous restez connecté à l’essentiel, sans sacrifier votre détente. Vous pouvez aussi choisir le système de permanence téléphonique ou de conciergerie, mais nous vous déconseillons des systèmes d’appels externalisés.
Ce que vous devez retenir sur la gestion téléphonique lors des congés
L’accueil téléphonique va bien au-delà d’un simple contact avec vos clients. Il s’agit d’assurer leur satisfaction à chaque étape de leur parcours d’achat et de fidélisation.
Avec les nombreuses fonctionnalités proposées par Flexip, gérer votre téléphonie durant vos périodes de congés devient un jeu d’enfant :
- Paramétrez les horaires d’ouverture de votre standard pour informer vos clients de vos disponibilités.
- Configurez le routage des appels afin de diriger chaque appel vers la personne ou le service approprié.
- Personnalisez facilement votre message d’accueil vocal pour rester professionnel et rassurant, même en période de fermeture.
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